New Work Praxis

Break Out – Online-Workshops interaktiv moderieren

Heute möchte ich euch von meiner Erfahrung mit Breakout Rooms berichten, um die Kleingruppenarbeit in Live-Workshops zu simulieren. Was hat dabei schon gut geklappt? Was würde ich beim nächsten Mal anders machen? Und welches Feedback habe ich von den Teilnehmern bekommen?

Zunächst mal zur Herausforderung: Die Aufgabe war es, einen 1 ½ stündigen Workshop mit etwa 15 Teilnehmern zu moderieren. Als Tool kam MS Teams zum Einsatz. Ziel des Termins war es, Arbeitsstände abzugleichen und zu verschiedenen Fragen ein Meinungsbild in der Gruppe zu zeichnen. Der Workshop ist Teil eines Kulturentwicklungsprozesses und findet normalerweise regelmäßig live statt und dauert einen halben Tag.

Interaktiv und kompakt

In der Vorbereitung habe ich mich dazu entschieden, die Dauer des Termins stark zu kürzen. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass Online-Termine wesentlich mehr Fokussierung von den Teilnehmern (und dem Moderator!) erfordern als Vor-Ort-Termine. Gleichzeitig besteht die Gefahr, dass Teilnehmer unbemerkt abdriften, wenn es fad wird. Aus diesem Grund versuche ich Online-Sequenzen auf maximal 90 Minuten zu begrenzen. Längere Arbeitseinheiten sollten dann immer in einem Wechsel zwischen online und offline Arbeit konzipiert werden. Außerdem müssen auch online bei längeren Sessions ausreichend Pausen eingeplant werden.

Da das Projekt bereits seit länger Zeit über MS Teams organisiert ist, lag es nahe auch für den Online-Workshop in dieser Umgebung zu bleiben. Um wie in einem Live-Workshop einen guten Wechsel zwischen Kleingruppenarbeit und der Arbeit im Plenum zu erreichen, habe ich Breakout Rooms genutzt. In diesen virtuellen Räumen können Kleingruppen getrennt von der großen Gruppe arbeiten. In manchen Tools ist diese Funktionalität bereits eingebaut. Bei MS Teams muss man dafür ein bisschen tricksen.

Und so geht’s:

  1. In der Vorbereitung für den Workshop legt ihr so viele neue Kanäle an, wie ihr Kleingruppen bilden möchtet. 3 bis maximal 5 Teilnehmer funktionieren gut. Die Kanäle benennt ihr dann am besten mit ‚Breakout Room‘ und einer laufenden Nummer.
  2. Wenn ihr Arbeitsaufträge für die Kleingruppen vorbereitet, könnt ihr diese als Datei in den Breakout Rooms ablegen – die Teilnehmer können dann in der Session direkt in dem Dokument arbeiten.
  3. Außerdem habe ich die Teilnehmer vorab in die Räume eingeteilt und dazu die Namen als Chatnachricht in die Räume gepostet. So können sich im Termin alle einfach orientieren.

Das Vorgehen im Workshop hat sich für mich dann fast wie in einem Live-Workshop angefühlt. Man bespricht Arbeitsauftrag und Ziel der Kleingruppenarbeit in der großen Runde und erklärt kurz das Vorgehen. Dann ziehen sich alle in die Kleingruppen zurück und nach einer vereinbarten Zeitspanne treffen sich alle zum Austausch in der großen Runde wieder.

Im Unterschied zu einem Live-Workshop habe ich mir etwas mehr Zeit dafür genommen das Vorgehen technisch zu erklären, um niemanden abzuhängen. Die Teilnehmer müssen ihren Kanal finden und aufrufen, dort muss ein Teilnehmer die Videoübertragung starten und anschließend können die anderen beitreten. Ich selbst bin während der Arbeitsphase virtuell durch die Räume ‚gewandert‘, um Fragen beantworten zu können und den Fortschritt der Gruppen mitzubekommen.

Mein Fazit: Kompakt und interaktiv bringt’s

All das hat erstaunlich reibungslos funktioniert. Die Kleingruppen haben das Verfahren durchweg positiv beurteilt und auch technisch gab es keine Probleme. Die Feedbackrunde aus den Gruppen ist mir im Anschluss etwas lang geraten. Da würde ich beim nächsten Mal noch stärker timeboxen. Auch noch nicht optimal war die Zusammenfassung der Arbeitsergebnisse. Live gehe ich so vor, dass die Kleingruppen ihre Ergebnisse auf Post Its oder Moderationskarten mit ins Plenum bringen. Das war auf Grund des Settings natürlich nicht möglich. Am Markt gibt es Tools, die so ein Vorgehen auch online möglich machen Diese kamen aus Compliance-Gründen hier aber nicht zum Einsatz. Vielleicht würde ich beim nächsten Mal alle in einem gemeinsamen Dokument arbeiten lassen. Ich habe nämlich hinterher versucht die Arbeitsergebnisse der Kleingruppen zusammenzuführen – eine recht mühselige Arbeit.

Online-Workshops machen allen Spaß, wenn man sie kompakt hält und interaktiv aufsetzt. Breakout Rooms haben mich dabei absolut überzeugt und sind unabhängig vom Tool einfach umsetzbar. Probiert es doch auch mal aus!

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